Términos y Condiciones Epic Patagonia Trips SpA

Términos y Condiciones para la contratación de servicios turísticos con Epic Patagonia Trips SpA

Epic Patagonia Trips SpA, agencia de viajes y operador turístico receptivo en Chile con RUT 77.959.713-K domiciliado en Santa Magdalena 75, Of. 304, Providencia, Santiago, Chile (en adelante, la «Agencia») establece los siguientes términos y condiciones de viaje. Al acceder y utilizar los servicios de la Agencia, se entiende que el viajero o cliente (en adelante, el «Viajero») acepta estos términos y condiciones, así como cualquier regla o guía de uso publicada para el servicio contratado. Estos términos y condiciones son coherentes con el Contrato de Servicios Turísticos y sus anexos, y forman parte integrante de la relación entre las partes.

1. Reservas:

1.1 Confirmación de la reserva. Un viaje o cupo se considera reservado únicamente cuando el Viajero abona el importe de reserva y envía el comprobante de pago por correo electrónico a la Agencia. La reserva se confirma mediante correo electrónico de la Agencia en el que se acusa recibo del pago.

1.2 Importe de la reserva. El importe de la reserva es de €490 ó USD$590 y se imputa al precio total del viaje.

1.3 Confirmación del viaje. El viaje se confirma a más tardar 61 días antes de la fecha de inicio, sujeto a alcanzar un mínimo de 8 participantes según la ruta contratada. Si la Agencia no confirma el viaje por no alcanzar dicho mínimo, se reembolsará el 100% de lo abonado dentro de los 10 días hábiles siguientes, o quedará como crédito a favor del Viajero si este lo prefiere.

1.4 Pago del saldo. El saldo del precio deberá pagarse a más tardar 61 días antes de la salida, salvo que se acuerde por escrito un calendario de pagos distinto.

1.5 Documentación al reservar. Es responsabilidad del Viajero enviar la documentación necesaria al momento de la reserva (pasaporte, restricciones alimentarias, contrato firmado, etc.). Ver sección 12.

1.6 Derecho de admisión. Los viajes en grupo están dirigidos exclusivamente a personas mayores de 18 años o 15 años en compañía de tutor responsable. La Agencia se reserva el derecho de admisión y podrá no confirmar la participación de quien no cuente con la condición física o de salud adecuada, o cuya actitud no se ajuste a la naturaleza de un viaje en equipo de estas características. Si el rechazo se produce antes del inicio y no obedece a una omisión o declaración falsa del Viajero, se le devolverá lo abonado.

2. Precio:

2.1 Moneda. El precio se publica y se pacta siempre en euros (€) y/o en dólares americanos (USD). Todo valor en otras monedas es referencial conforme a la nota inicial.

2.2 Aceptación. Al inscribirse en un viaje, el Viajero acepta el precio propuesto por la Agencia.

3 Variaciones de precio. El precio se calcula con base en las tarifas de los servicios del destino vigentes al programar el viaje. Un aumento significativo en costos de transporte, alojamiento, actividades, tipos de cambio, tasas o impuestos podrá dar lugar a una revisión del precio, al alza o a la baja, comunicada por escrito al Viajero. Si la revisión supone un aumento superior al 15% del precio total, el Viajero podrá, dentro de los 7 días siguientes a la comunicación, desistir del viaje sin penalización con reembolso íntegro, o aceptar la modificación. En ningún caso el precio se revisará al alza dentro de los 30 días anteriores al inicio del viaje.

3.1 Plazos. Al inscribirse, el Viajero acepta los plazos y las fechas de pago establecidos por la Agencia.

3.2 Pagos atrasados. Ante un pago atrasado, la Agencia enviará dos recordatorios por el mismo medio de comunicación utilizado previamente. Si el pago se retrasa más de 15 días sin justificación, la Agencia podrá aplicar un recargo del 5% sobre la cuota atrasada.

3.3 Cancelación por impago. Si el Viajero retrasa un pago más de 30 días, la Agencia podrá entender que desiste del viaje y aplicar las condiciones de la sección 4. Para el cálculo de cualquier penalización se considerará la fecha en que el pago debió recibirse originalmente.

3.4 Métodos de pago. Se dispone de dos medios de pago, cada uno sujeto a comisiones distintas: (a) tarjeta de crédito a través de la plataforma WeTravel, disponible en www.epicpatagoniatrips.com; y (b) transferencia bancaria internacional a la cuenta en euros o USD indicada a continuación.

• Banco: Santander Chile
• Número de cuenta (EUR): 5104890352
• Número de cuenta (USD): 5105176629
• Código SWIFT: BSCHCLRM
• Titular: Epic Patagonia Trips SpA
• Correo electrónico: hola@epicpatagoniatrips.com

3.5 Comisiones. El monto estipulado es el que debe recibir la Agencia; las comisiones bancarias o de plataforma de cada transacción son de cargo del Viajero (las paga quien emite la orden de pago).

4. Cancelaciones, reembolsos y cesión de reserva:

4.1 Comunicación. Toda cancelación debe comunicarse por correo electrónico a la Agencia, indicando el motivo. La cancelación se entenderá en trámite solo una vez que la Agencia acuse recibo por el mismo medio. La fecha de cancelación será la del correo del Viajero. En todos los casos se descontará del reembolso cualquier gasto bancario o de plataforma asociado a la devolución.

4.3 Plazo de devolución. Los reembolsos que correspondan se abonarán dentro de los 10 días hábiles siguientes a la confirmación de la cancelación, por el mismo medio en que se recibió el pago, salvo acuerdo distinto.

4.4 Seguro de anulación. La Agencia recomienda contratar un seguro de anulación que cubra la imposibilidad de viajar por razones médicas o de fuerza mayor. Ver sección 14.

4.5 Cesión de la reserva. Si las condiciones lo permiten, el Viajero podrá ceder su plaza a un tercero. La cesión debe solicitarse por escrito con al menos 15 días de antelación al inicio del viaje; el Viajero asumirá cualquier gasto adicional. La Agencia se reserva el derecho de aceptar al nuevo viajero conforme a este documento.

4.6 Abandono del viaje. No se reembolsará monto alguno si el Viajero abandona el itinerario, voluntaria o involuntariamente, una vez iniciado el viaje, por accidente, enfermedad, imprevisto o decisión personal. Los costos derivados serán de cargo del Viajero.

4.7 Cancelación por parte de la Agencia. Si la Agencia cancela el viaje por no alcanzar el mínimo de participantes o por razones internas de gestión, reembolsará el 100% de lo abonado dentro de los 10 días hábiles siguientes, o lo dejará como crédito a favor del Viajero. No se cubrirán gastos que el Viajero haya contratado por su cuenta (vuelos, alojamiento, etc.).

5. Reprogramaciones por causas externas o fuerza mayor:

5.1 Supuestos. Si circunstancias ajenas a la Agencia —pandemias, confinamientos, cierres de frontera, situaciones políticas extremas o desastres naturales— impiden realizar el viaje o atentan contra su seguridad, la Agencia podrá posponerlo y ofrecer una reprogramación con un itinerario y condiciones equivalentes (no necesariamente iguales).

5.2 Diferencias de costo. Si la reprogramación implica una variación de costos entre la fecha original y la nueva, la Agencia comunicará el ajuste de forma justificada. El Viajero podrá aceptar el nuevo precio, tomar crédito o acogerse a la devolución prevista en el punto 5.4.

5.3 Crédito para futuros viajes. Si el Viajero no puede viajar en las nuevas fechas, lo abonado quedará como crédito para futuras ediciones u otros viajes de la Agencia, con una vigencia de 16 meses. La Agencia descontará del crédito los gastos ya realizados en nombre del Viajero que no sean recuperables.

5.4 Devolución. Si el Viajero no desea reprogramar ni usar el crédito, la Agencia devolverá lo abonado menos los gastos no recuperables ya incurridos y un cargo del 10% por costos administrativos y de gestión.

5.5 Alcance. La Agencia es responsable de la reprogramación de los servicios en destino, quedando eximida de responsabilidad sobre los pasajes internacionales o nacionales del Viajero no incluidos en el programa.

6. Derechos de Epic Patagonia Trips:

6.1 Admisión. La Agencia se reserva el derecho de admisión conforme al punto 1.6.

6.2 Vigencia de precios. La Agencia puede fijar un límite de tiempo al precio publicado de cada programa y modificar precios (al alza o a la baja) antes del viaje. Este cambio no afecta a viajeros que ya hayan reservado.

6.3 Suspensión de participantes. La Agencia se reserva el derecho de rechazar o suspender como participante a cualquier persona que no respete las condiciones y normas de este documento.

6.4 Uso de imágenes. La Agencia podrá fotografiar y filmar el viaje y usar el material con fines promocionales, entendiéndose otorgada la autorización del Viajero, salvo que este exprese su desacuerdo por escrito antes del inicio del viaje. Ver sección 16.

6.5 Modificaciones de itinerario. La Agencia se reserva el derecho de modificar el itinerario, antes o durante el viaje, por razones imprevistas, climáticas o de fuerza mayor, procurando avisar al Viajero y ofrecer alternativas equivalentes sin costo adicional cuando el cambio dependa de la Agencia.

6.6 Mínimo de participantes. Los servicios están sujetos a un mínimo de participantes. El viaje se confirma con un mínimo de 8 personas (punto 1.3). Con un grupo de 4 a 7 personas el viaje podría realizarse, de común acuerdo, con eventuales ajustes en algunas actividades o servicios.

6.7 Cancelación por fuerza mayor. La Agencia se reserva el derecho de cancelar un viaje por motivos ajenos a su control (desastres naturales, situaciones políticas extremas, etc.), comprometiéndose a ofrecer una propuesta similar en fechas cercanas o el reembolso conforme al punto 4.8.

7. Obligaciones de Epic Patagonia Trips:

7.1 Reservas. Recibida la confirmación del viaje, la Agencia realizará las reservas comprometidas en el servicio contratado.

7.2 Organización. La Agencia asume las funciones de organización, gestión y ejecución del viaje, sea que los opere de forma directa o a través de terceros, con la diligencia de un operador profesional.

7.3 Guías. La Agencia asignará a cada viaje el o los guías comprometidos en la venta. Si el guía asignado no pudiera asistir, la Agencia lo reemplazará por otro de características similares, conocedor del área; ello no será motivo justificado de desistimiento.

7.4 Información. La Agencia entregará al Viajero, con antelación razonable, la información necesaria para el viaje (documentación, equipaje, punto de encuentro y recomendaciones).

7.5 Clima. Ante condiciones climáticas adversas, la Agencia procurará ofrecer actividades, rutas o destinos alternativos para garantizar la seguridad y continuidad del viaje.

8. Responsabilidades y límites de responsabilidad

8.1 Intermediación. La Agencia organiza y coordina a proveedores de servicios turísticos y no será responsable por hechos u omisiones imputables a dichos proveedores, al Viajero, a terceros o a causas de fuerza mayor que escapen a su control directo.

8.2 Cambios por seguridad. La Agencia no es responsable por cambios de horario o programa dispuestos por el guía o el proveedor local para garantizar la salud o la seguridad de los viajeros.

8.3 Transporte y fuerza mayor. La Agencia no responde por fallas de medios de transporte, cambios de horario, cambios de itinerario o cancelaciones por fuerza mayor (clima adverso, huelgas, catástrofes, etc.). Los costos extra no incluidos en el programa quedarán a cargo del Viajero.

8.4 Pasajes aéreos. La Agencia no es responsable por reembolsos, cancelaciones o multas de los pasajes aéreos adquiridos por el Viajero, gestionados de forma independiente. Ver sección 13.

8.5 Expediciones de montaña. En expediciones de montaña se garantiza la logística, pero no el éxito de la ascensión, que depende de la condición física del Viajero y de las condiciones climáticas. El guía podrá suspender la participación de quien ponga en peligro su salud o la seguridad del grupo, sin derecho a reembolso y con los gastos extra a cargo del Viajero.

8.6 Salud y emergencias. La Agencia no asume los costos de incidentes, accidentes o enfermedades del Viajero, pero se compromete a brindar asesoramiento, coordinación y apoyo hasta que reciba atención médica adecuada o pueda regresar.

8.7 Regiones remotas. Los viajes se desarrollan en regiones remotas donde la atención médica puede ser limitada. La Agencia no garantiza la disponibilidad ni el nivel de las facilidades médicas, pero asesorará al Viajero de la mejor manera.

8.8 Equipaje. La Agencia no se hace responsable por robo o pérdida de equipaje o efectos personales. Los costos de envío de artículos olvidados corren por cuenta del Viajero.

8.9 Servicios contratados localmente. La Agencia no asume responsabilidad, ni como organizador ni como intermediario, por excursiones o servicios contratados localmente por el Viajero y no incluidos en el programa.

8.10 Interrupción del viaje. Si el viaje debe interrumpirse por decisión del Viajero o por fuerza mayor y se requiere su regreso anticipado, los gastos de las gestiones correrán a cargo del Viajero.

8.11 Límites. Nada en este documento excluye ni limita la responsabilidad de la Agencia por dolo o culpa grave, ni los derechos que la legislación de protección al consumidor reconoce de manera irrenunciable al Viajero.

9. Derechos y obligaciones del Viajero:

9.1 Cumplimiento de servicios. El Viajero tiene derecho a exigir la entrega de los servicios contratados, salvo los cancelados o modificados por fuerza mayor (clima, cortes de camino, desastres naturales, etc.).

9.2 Pagos. El Viajero debe cumplir con los plazos de pago establecidos por la Agencia.

9.3 Documentación veraz. El Viajero debe entregar información veraz sobre su identidad, salud y documentación, y contar con pasaporte válido (al menos 6 meses de vigencia desde la fecha del viaje y dos páginas en blanco).

9.4 Salud. El Viajero es responsable de estar en condiciones de salud adecuadas, asumir los riesgos según sus características físicas y completar la ficha de salud. Ver sección 10.

9.5 Seguro. El Viajero debe contar con un seguro de viaje adecuado a su viaje, salud y edad, y leer sus condiciones antes de contratarlo. Ver sección 14.

9.6 Requisitos del destino. El Viajero debe cumplir con los requisitos de ingreso del destino y tener su documentación en regla. Ver sección 12.

9.7 Normas en destino. El Viajero debe respetar las normas culturales y legales del destino y responde por los daños derivados de su incumplimiento.

9.8 Convivencia y conducta. Al viajar en grupo, el Viajero acepta seguir las indicaciones de los coordinadores y guías. El incumplimiento de las normas básicas de comportamiento faculta a la Agencia a negar la continuidad del viaje, sin reembolso y con los gastos derivados a cargo del involucrado.

9.9 Puntualidad. El Viajero debe respetar los horarios y lugares estipulados. Si no se presenta a tiempo, los coordinadores podrán continuar el itinerario; los costos extra serán de su cargo.

9.10 Buena convivencia. El Viajero se compromete a mantener una actitud positiva y tolerante con el grupo y ante los contratiempos. Los conflictos personales de convivencia no son responsabilidad de la Agencia ni del coordinador.

9.11 Habitaciones. En los viajes grupales, la asignación de habitaciones podrá realizarse al azar y diferir entre viajeros en tamaño, ubicación, luminosidad, etc.

9.12 Información previa. El Viajero es responsable de leer y comprender la información del viaje antes de contratarlo (itinerario, destinos, precios, qué incluye y qué no, actividades, alojamientos, transporte y logística), pudiendo solicitar más información a la Agencia.

10. Salud y aptitud física

10.1 Estado de salud. El Viajero es responsable de asegurarse de que su estado de salud es adecuado para el viaje y sus actividades, y declara comprender su naturaleza y riesgos al reservar.

10.2 Declaración de condiciones. Al reservar, el Viajero debe declarar por escrito cualquier condición médica, alergia, tratamiento o restricción alimentaria relevante. La omisión o falsedad exime a la Agencia de responsabilidad por sus consecuencias.

10.3 Consulta médica. Se recomienda al Viajero consultar a un médico antes de la partida para confirmar su aptitud física.

10.4 Durante el viaje. Si el Viajero no pudiera continuar por salud, la Agencia procurará asistencia razonable, pero los costos de atención, traslado o evacuación serán de cargo del Viajero o su seguro.

11. Naturaleza de la expedición y aceptación de riesgos:

El Viajero reconoce que los viajes se desarrollan en entornos naturales remotos de la Patagonia, sujetos a condiciones climáticas extremas y cambiantes, terrenos exigentes y acceso limitado a servicios de emergencia. El Viajero comprende y acepta voluntariamente los riesgos inherentes a este tipo de actividades y se compromete a seguir en todo momento las instrucciones de seguridad de los guías y del personal de la Agencia, de cumplimiento obligatorio.

12. Documentación y requisitos de entrada:

12.1 Documentación personal. Es responsabilidad del Viajero contar con pasaporte válido y vigente, visas (si se requieren) y demás documentación para ingresar a los países del viaje, y entregar a la Agencia una copia de calidad de la página principal del pasaporte al reservar.

12.2 Requisitos por nacionalidad. Los requisitos de ingreso a Chile, Argentina o cualquier país que se visite varían según la nacionalidad; el Viajero debe verificarlos con las embajadas correspondientes y cumplir los requisitos de entrada y salida.

12.3 Exoneración. La Agencia no será responsable si al Viajero se le deniega el ingreso a un país o se le deporta por razones migratorias o de documentación insuficiente, sin derecho a reembolso.

13. Pasajes aéreos:

13.1 Obligación del Viajero. Es responsabilidad del Viajero contar con el pasaje hacia el destino de inicio del viaje.

13.2 Rol de la Agencia. La Agencia no emite ni vende pasajes aéreos fuera de los incluidos en sus programas, aunque podrá recomendar qué vuelos comprar.

13.3 Vuelos oficiales. Para los viajes grupales, la Agencia recomendará conexiones para llegar y salir del destino («vuelo oficial»). Si el Viajero elige otras conexiones y llega en horario distinto, la disponibilidad de los guías para recibirlo estará sujeta al cronograma grupal, y los gastos de transporte derivados deberán abonarse previamente.

13.4 Recargos. La Agencia se exime de responsabilidad por recargos, multas o tasas derivados de alteraciones en los vuelos del Viajero no incluidos en el programa.

14. Seguros de viaje y de anulación:

14.1 Seguro obligatorio. Es obligatorio que el Viajero cuente con un seguro de asistencia en viaje que cubra, como mínimo, accidentes personales, gastos médicos, pérdida de pertenencias y repatriación por accidente o enfermedad. La Agencia solicitará el comprobante antes del inicio del viaje y podrá impedir la participación de quien no lo acredite, sin derecho a reembolso.

14.2 Seguro de anulación. La Agencia recomienda además contratar un seguro de anulación que cubra el importe del viaje ante la imposibilidad de realizarlo.

14.3 Responsabilidad. Los programas no incluyen seguro salvo acuerdo previo. La contratación y gestión de todo seguro es responsabilidad exclusiva del Viajero; la Agencia no responde por las condiciones ni prestaciones de la póliza contratada.

15. Extensiones privadas:

15.1 Carácter privado. Las extensiones privadas son servicios contratados de forma adicional a la expedición grupal, de carácter privado e individual para el Viajero o el pack de viajeros, que NO se realizan con un coordinador de grupo de la Agencia, sino a través de guías y operadores locales.

15.2 Servicios de terceros. Los servicios y actividades de la extensión (alojamiento, excursiones, transportes) son prestados por operadores locales y pueden verse modificados por clima, disponibilidad, seguridad u otros imprevistos que dependen del prestador local, procurándose alternativas equivalentes.

15.3 Anexo aplicable. Las condiciones particulares de cada extensión se regulan en el Anexo de Extensión Privada, que forma parte del contrato. En lo no previsto se aplican estos Términos y Condiciones.

16. Protección de datos personales e imágenes:

16.1 Tratamiento de datos. La Agencia recopilará y tratará los datos personales del Viajero con la única finalidad de organizar y gestionar el viaje, conforme a la Ley N° 19.628 de Chile y, cuando resulte aplicable, al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD). La base del tratamiento es la ejecución del contrato.

16.2 Confidencialidad y derechos. La Agencia protege la privacidad del Viajero y no comparte sus datos con terceros ajenos a la prestación del viaje, salvo obligación legal. El Viajero podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición escribiendo a hola@epicpatagoniatrips.com.

16.3 Uso de imágenes. El Viajero autoriza el uso promocional de las imágenes tomadas durante el viaje, salvo que comunique su negativa por escrito a la Agencia antes del inicio del mismo.

17. Comunicaciones, ley aplicable y firma:

17.1 Comunicaciones. El correo electrónico será el medio oficial de comunicación entre las partes.

17.2 Ley aplicable y jurisdicción. Estos términos y condiciones y el contrato se rigen por la legislación chilena. Cualquier controversia se someterá a los tribunales ordinarios de Santiago de Chile, sin perjuicio de los derechos irrenunciables que la ley reconozca al Viajero en su país de residencia.

17.3 Firma y aceptación electrónica. Las partes reconocen la validez de la firma manuscrita, escaneada o electrónica y de la aceptación expresa por correo electrónico, con el mismo valor que la firma en papel.

18. Revisión final y aceptación:

18.1 Envío previo. Antes de reservar, la Agencia enviará por correo electrónico estos términos y condiciones. Si el Viajero realiza la reserva, se entiende que ha leído y aceptado todo lo dispuesto en este documento.